ビジネスの場面で、あるいは就職活動中の履歴書を送る時など、封筒に添え書きが必要な場面があります。
そもそも、添え書きって何かご存知ですか？
添え書きとは、封筒の中身を一言で言い表している言葉、になります。
封筒の表面の左下に「履歴書在中」、「請求書在中」などと赤字で書いた言葉ですね。
今回は、封筒の添え書きの書き方やマナーなどを解説します。
封筒の添え書きはいったい何が必要⁉︎
ビジネスの場面では、会社に届くDMも多く、他の郵便物もたくさん届きます。
その中から、請求書などがすぐに見分けられるように、添え書きがしてあると、重要書類として分けられますよね。
請求書は特に、会社によって締め日がありますので、送付が遅れると、入金が次月に回ってしまうことがあります。
そのため、確実に受け取ってもらうために、添え書きは必要なんですね。
それは、就職活動中の履歴書送付の時も同じです。
以下で、どのように添え書きをすればよいのかご説明します。
封筒の添え書きにはどんな種類があるの⁉︎
- 〈就職活動中に使う添え書き〉
- 履歴書在中、応募書類一式在中、エントリーシート在中など
- 〈ビジネスで使う添え書き〉
- 請求書在中、納品書在中、見積書在中など
※「親展」…親展という文字を見たことがあるでしょうか？文字を見ると、「親しみを込めて」という意味とも捉えられますが、違います。
「宛名が書かれている本人が封を開けて読んで下さい」という意味なんです。
そのため、封筒の裏面の封がされているところに封印が押されていることがあり、宛名の方以外の方が開けるとわかるようになっています。
そのため、個人情報が詰まっているクレジットカードの送付の際などにも「親展」という言葉が記載されていたりします。
封筒の添え書きで恥ずかしくない書き方マナー
それでは添え書きを書く時にどんなことに気をつければいいでしょうか？
- 就職活動中に使う時〉
- 封筒と「御中」の書き方
茶封筒は失礼にあたりますので、白封筒を使います。
そして、送る部署がわかっている場合は、会社名に「御中」は付けません。
「〇〇部 御中」といった感じで会社の組織名に付けます。
ちなみに、担当者名がわかっている場合は、
「会社名
〇〇部
〇〇様」
という風に3行に分けて書き、「御中」と「様」は併用しないのが、基本マナーです。
また(株)と省略せずに「株式会社」と書きます。
赤字で書く
まず応募書類を送る際は、封筒の表面の左下に赤字で「履歴書在中」「応募書類一式在中」と書きます。
この場合は、目立った方がいいので赤字で書きましょう。
今では履歴書を買った時に、一緒に入っている封筒に既に「履歴書在中」と書いてあるものも多いですよね。
〈ビジネスで使う時〉
次に、ビジネスの場面で「請求書在中」などと書く場合、緊急で見て欲しい場合以外は、青字や黒字でいいでしょう。
たまに、赤字で書くと、「経営が赤字であることを連想する」、という認識も少なからずあるようです。
経理の方は特に、毎月たくさんの請求書を送付することになると思うので、毎回手書きでなくともスタンプで「請求書在中」と記載していいと思います。
また、請求書などは会計ソフトを使って作成しているでしょうから、送り先も印字されますよね。
それをそのまま使うには、茶封筒よりも窓がある長3(長形3号)という形の封筒が適しています。
封をするのに、もともとノリやテープが付いていることや、中身が透けにくいように二重または裏地に模様が入っていることもポイントです。
この封筒を使えば、宛先を手書きする必要もなく、表面に添え書きのスタンプを押し、裏面に自社のスタンプを押すだけで完成させられます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
ビジネスの場面では、当たり前のように出されている封筒でも、初めての時はマナーがよくわからないですよね。
今更人にも聞けないし…といった時にも、上記で述べた事が参考になったら嬉しいです。
